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CBT e Intel incrementano l’efficienza dei processi di condivisione documentale di FIP

Attraverso un progetto orientato alla mobilità e alla condivisione sicura di file, il Consiglio della Federazione Italiana Pallacanestro beneficia oggi di un ciclo di gestione documentale più efficiente, in grado di assicurare l’effettiva protezione dei documenti riservati.

Il Cliente

La Federazione Italiana Pallacanestro, costituita nel 1921 allo scopo di promuovere, regolare e sviluppare lo sport della pallacanestro in Italia, è un’Associazione senza fini di lucro. Riconosciuta dal CONI e dalla FIBA (Fédération International del Basketball), la FIP è l’unica rappresentante dello sport della pallacanestro nelle sue forme agonistiche o amatoriali ed è costituita da Società ed Associazioni sportive di qualsiasi forma giuridica che praticano, promuovono e organizzano questo sport.L’attività sportiva si articola attraverso settori professionistici e dilettantistici sulla base dei criteri stabiliti dal Consiglio Federale, in armonia con le leggi dello Stato, con le norme e direttive del CONI e con gli ordinamenti sportivi internazionali.

La sfida

Istituzione storica nel panorama sportivo italiano, la Federazione Italiana Pallacanestro rappresenta tutte le Società e Associazioni sportive affiliate che praticano, promuovono e organizzano lo sport del basket sul territorio italiano. Nel suo ruolo di coordinamento nazionale, è chiamata a deliberare numerosi provvedimenti attraverso il Consiglio Federale, convocato periodicamente in qualità di organo di gestione della Federazione.Fino a tempi recenti, l’iter di convocazione prevedeva l’invio, da parte dei vari Uffici competenti, di numerosi documenti che dovevano essere commentati e modificati prima di essere spediti in via definitiva alla Segreteria, incaricata di elaborarne una versione finale.Si tratta di una documentazione riservata, che da sempre, nella sua versione definitiva, veniva stampata e consegnata ai Consiglieri oppure inviata via mail in formato Pdf attraverso una procedura dalle evidenti criticità.“Questa modalità di condivisione dei documenti ha sollevato da subito problematiche in diversi ambiti - commenta Flavio Radice, General Manager di CBT -. Innanzitutto in merito alla sicurezza, che utilizzando questo iter procedurale è a completa discrezione degli utenti. C’è, poi, il problema dello spazio occupato: i documenti sono inviati a più persone e nelle diverse revisioni vanno ad occupare uno spazio su disco, sia in locale sia sui server, molto superiore rispetto alla dimensione del singolo documento. Infine, a tutto questo va aggiunto il fatto che spesso i documenti possono avere dimensioni tali da non poter essere recapitati, creando problematiche sulle caselle di posta che vanno a influire sulle performance del servizio”.
“Per bypassare tutte queste criticità - precisa Radice - abbiano proposto a FIP, che già era nostro cliente da quattro anni per la gestione di circa 15.000 caselle e-mail e servizi di server room, una soluzione di Enterprise File Sharing basata sul software VmWare Horizon WorkSpace integrata con due soluzioni di sicurezza: una su tecnologia Open Source per quanto riguarda firewalling, VPN e comunicazione criptata; e l’altra su TrendMicro per la Data Loss Prevention. In questo modo abbiamo potuto garantire ai Consiglieri di FIP la fruizione dei documenti ovunque e in maniera totalmente sicura”. Per rendere la consultazione fruibile in mobilità e senza alcuna restrizione, CBT e il partner tecnologico Intel hanno deciso, infatti, di fornire a corredo della soluzione di Enterprise File Sharing alcuni dispositivi tablet da assegnare ai Consiglieri.

“Per garantire il massimo della portabilità - puntualizza Alberto Fabiani, Emea Solution Provider Business Development Manager di Intel - abbiamo selezionato un tablet leggerissimo di classe Enterprise con cuore Intel Atom Z2760. Si tratta di un processore con due core, in grado di lavorare a 1,5 GHz, ma che, in caso di necessità, può raggiungere gli 1,8 GHz sfruttando le tecnologie Intel Burst e Intel Hyper-Threading”. In particolare, la scelta del tablet è ricaduta sull’HP ElitePad 900 con sistema operativo Microsoft Windows 8, un ambiente capace di offrire piena compatibilità delle nuove soluzioni di File Sharing e sicurezza con le applicazioni legacy x86 già in uso presso la Federazione. I dispositivi, forniti a FIP prima della disponibilità sul mercato, offrono inoltre il grande vantaggio di essere utilizzabili in abbinamento con una docking station, che li trasforma in pc desktop con classica tastiera.

Dal Poc agli sviluppi futuri

“Dal punto di vista architetturale - sottolinea Radice -, la soluzione proposta è stata pensata per far caricare dalla Segreteria tutti i documenti preparati per il Consiglio sulla piattaforma EFS, a cui i Consiglieri possono accedere in tempo reale solo attraverso i tablet. Su questi device gli utenti autorizzati possono visualizzare e scaricare i file sia da rete locale sia in remoto, verificare i contenuti e annotare direttamente eventuali appunti che possono inviare successivamente alla Segreteria”.

Una volta ricevuti, la Segreteria può riportare le modifiche sui file, rendendoli immediatamente disponibili in versione “riservata”. Pur essendo scaricabili sul tablet, questi documenti, infatti, non possono essere copiati su supporto fisico esterno o essere spediti a terzi via mail, ma solo eventualmente stampati con filigrana riportante l’indicazione che si tratta di “documentazione riservata”. Tutto il processo è messo in sicurezza da una comunicazione VPN criptata con certificato nominale, utilizzata dai dispositivi mobili per accedere via Internet alla piattaforma di EFS. “La soluzione offre numerosi benefici, che sono stati da subito evidenti a FIP - sottolinea Fabiani -, poiché non solo permette ai Consiglieri di lavorare in remoto, ma massimizza anche la protezione dei documenti ed introduce un ciclo di gestione documentale abbreviato e più efficiente”. Tutti questi punti qualificanti del Poc, sviluppato da due risorse di CBT in poco più di cinque giorni (tra assessment, progettazione e implementazione), stanno già aprendo nuovi scenari di sviluppo. “Oggi - commenta Radice - il progetto rappresenta un efficace apripista rispetto alla possibilità di dotare di tablet per il referto elettronico tutte le squadre della Federazione durante le partite”.

 

 

17 febbraio 2014
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