I casi di successo delle aziende italiane
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Con ATM, WebRainbow® viaggia in metropolitana

Il cliente

L’Azienda trasporti Milanesi è una Società per Azioni di proprietà del Comune di Milano che gestisce è garantisce il servizio di trasporto pubblico su un’area di 1.052 km² che comprende l’intera città di Milano e 88 Comuni della provincia, con una popolazione residente di circa 3 milioni di abitanti. Con più di 9mila dipendenti e un fatturato che nel 2011 ha raggiunto i circa 915 milioni di euro, L’ATM si presenta come una delle più importanti realtà europee nel settore della mobilità. Negli anni, lo spettro delle attività dell’azienda si è progressivamente ampliato nel campo della progettazione e della gestione di servizi per la mobilità, in Italia e all’estero. A tutto questo si aggiungono servizi evoluti verso l’utenza quali ad esempio il Radiobus - bus a chiamata, la metropolitana leggera che collega la stazione di Cascina Gobba all’Ospedale San Raffaele, la funicolare Como-Brunate, i servizi di car sharing GuidaMi e di bike sharing BikeMi. ATM si pone oggi come un’azienda in grado di progettare e gestire servizi e sistemi tecnologicamente avanzati per la mobilità sostenibile.

La sfida

L’Azienda Trasporti Milanesi è impegnata da diversi anni in una continua e costante evoluzione dei processi in ottica Paperless. Nel 2005 L’Azienda decide di sostituire il vecchio sistema documentale, divenuto oramai obsoleto, con una piattaforma che avesse i requisiti di scalabilità, affidabilità e flessibilità tali da consentire la ottimizzazione delle procedure di gestione e conservazione digitale dei documenti che a vario titolo “attraversano” l’Azienda – dalle fatture alla corrispondenza interna ed esterna passando per la gestione delle contravvenzioni effettuate e documentazione legale di vario genere.

La soluzione

La software selection attivata da ATM ha privilegiato la piattaforma WebRainbow di CBT, sia per le sue caratteristiche che la pongono come uno dei punti di riferimento del panorama ECM, sia per le sue capacità di adattarsi alle differenti tecnologie e architetture degli ambienti informatici di ATM. Un punto di forza particolare è stato poi riconosciuto alla capacità e facilità di interconnessione con i complessi sistemi gestionali e di archiviazione di ATM a costi ed in tempi particolarmente contenuti.

La Soluzione proposta integra il sistema di gestione documentale WebRainbow® di CBT e la piattaforma FileNet® Information Management di IBM®. Grazie alla scalabilità e alla flessibilità della piattaforma WebRainbow®, è stato possibile infatti introdurre sia i vantaggi di moduli verticali già disponibili e testati su un numero significativo di installazioni sia quelli legati alla robustezza e affidabilità delle prestazioni di una importante piattaforma internazionale – FileNet, necessaria per supportare la significativa crescita dei flussi documentali previsti nel corso degli anni. Il percorso verso una sempre maggiore dematerializzazione ha visto ATM impegnata nella definizione e nel rispetto di una roadmap graduale e condivisa con gli utilizzatori finali. Ogni singola fase infatti è stata progettata ed implementata per fornire nuove funzionalità con interferenze minime nella normale operatività quotidiana.

Nel corso degli anni i progetti più significativi sono stati:

  • il Protocollo Informatico che gestisce ogni anno circa 60mila documenti. il Progetto si è sviluppato secondo due linee guida principali; la sostituzione del vecchio sistema e lo sviluppo d una piattaforma che garantisse la protocollazione e la distribuzione informatizzata del documento a tutti i destinatati. Ciò ha consentito di velocizzare l’operatività e al contempo di abbattere considerevolmente l’utilizzo della carta e quindi i costi.
  • Il processo di approvazione delle Fatture Passive integrato con il sistema SAP R/3, che ad oggi conta circa 36mila documenti gestiti ogni anno.
  • La gestione informatizzata del fascicolo del personale con l’automazione dei cedolini e dei cartellini orologio.
  • A partire dal Settembre 2008 è stato implementato un importante progetto per ottimizzare la gestione dei numerosi documenti prodotti quotidianamente nelle stazioni delle metropolitane milanesi, grazie all’integrazione con il fax server per l’invio alla sede centrale di ATM di tutti i documenti prodotti. Spedire i documenti via fax, anziché manualmente, ha permesso un risparmio di tempo, l’immediata protocollazione informatica e di conseguenza di valorizzare le risorse impiegandole in altre attività più produttive
  • Nel 2009 al sistema si è aggiunta una funzionalità innovativa che, recependo gli adeguamenti tecnici e normativi, permette la Conservazione Digitale del LUL (Libro Unico del Lavoro), portando ATM ad essere una delle prime aziende italiane a beneficiare dei vantaggi di questa normativa.

 

05 agosto 2013
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