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Mercato: Industria

ICIM SpA: HR Infinity, per la gestione certificata e di qualità delle Risorse Umane

Il Cliente

Fondato a Milano nel 1988, ICIM è un Ente di Certificazione controllato da ASSOICIM, che annovera tra i soci Enel, Ansaldo Energia, Assolombarda, Snam Rete Gas e ANIMA. Già leader nella certificazione industriale per meccanica e impiantistica, sistemi di gestione della qualità, ambiente e sicurezza sul lavoro, sicurezza antieffrazione e termoidraulica, ICIM è il riferimento italiano e uno dei più importanti esperti al mondo nella certificazione delle energie rinnovabili: solare-termico, eolico, fotovoltaico, biomasse, bioliquidi e biocombustibili; certifica i sistemi di gestione dell’energia e le ESCo. L’esperienza acquisita in oltre 20 anni di attività è alla base dell’ampia offerta formativa che ICIM rivolge ad aziende e professionisti attraverso i corsi della Fabbrica della Conoscenza.

Esigenze del cliente

Le attività di audit, formazione e certificazione portano il personale tecnico di ICIM a operare, per la maggior parte del loro tempo, al di fuori delle sedi della società: presso gli uffici, i siti produttivi o i cantieri dei clienti, distribuiti su tutto il territorio nazionale e all’estero. Gli oltre 30 valutatori dipendenti (a cui si affiancano i circa 300 freelance tra ispettori, auditor, tutor ed esperti tecnici ed il personale amministrativo) hanno quindi la necessità costante di pianificare, condividere e rendicontare le ore o le giornate/uomo lavorate in trasferta. Considerando la gestione, da parte dell’ufficio Risorse Umane, del personale operativo sulle otto sedi locali, era necessario portare le comunicazioni e le informazioni su ciascuna attività in un'unica piattaforma contenitore, sempre disponibile e accessibile da qualsiasi luogo (in sede centrale, presso le filiali, i siti dei clienti o da mobile).

Progetto realizzato

Per rendere più fluida ed efficiente la gestione Risorse Umane Guttadauro Network ha implementato per ICIM la soluzione web HR Infinity di Zucchetti. Disponibile attraverso qualsiasi browser web, HR Infinity utilizza la medesima base dati, condividendola tra le diverse applicazioni del sistema. Questa caratteristica, unica nel mondo delle piattaforme tecnologiche per la gestione delle Risorse Umane, si traduce in:

  • gestione centralizzata delle informazioni e degli aggiornamento dei dati relativi al personale;
  • eliminazione degli errori legati alla re-imputazione manuale dei singoli dati;
  • accessi profilati al sistema, in funzione della posizione gerarchica di ciascun profilo.

I moduli HR implementati e personalizzati dagli esperti Guttadauro per ICIM sono:

Presenze

Rileva l’ingresso e l’uscita del dipendente, gestendo modelli di orario e dati comportamentali del personale. E’ sempre disponibile, inoltre, il monitoraggio in tempo reale dei dati relativi alla presenza/assenza del personale. Per ICIM è stata effettuata la configurazione degli orari routinari di ingresso/uscita del personale, tenendo in considerazione le politiche aziendali in tema di flessibilità ed integrando nel file da inviare al consulente paghe anche il calcolo dei buoni pasto. Il modulo è stato configurato in modo tale da non segnalare come anomalie le mancate timbrature nel caso in cui il dipendente inserisca, per la medesima giornata, un giustificativo di missione all’interno del modulo ZTravel, specifico per la gestione delle trasferte. In questo modo vengono ntegrati i dati ricevuti da entrambi i moduli in caso di presenza in ufficio e uscita in missione nell’arco della stessa giornata.

Workflow Presenze

Gestisce il flusso delle informazioni e delle comunicazioni tra la Direzione Risorse Umane e il resto dell'azienda per quanto riguarda giustificativi di assenza e straordinari autorizzati.

ZTravel

Migliora i processi legati alle trasferte di lavoro, nelle 4 fasi:

  • Pre-travel (pianificazione, prenotazioni, predisposizione dei documenti)
  • On-travel (inserimento spese sostenute anche da mobile)
  • Post-travel (compilazione nota spese, rimborsi e contabilizzazione)
  • Analisi (monitoraggio del processo e dei costi diretti ed indiretti)

Per ICIM sono stati impostati campi fissi legati alla politica aziendale per la gestione delle trasferte, come l’indennità di viaggio, la specifica dei tempi di percorrenza per ciascuna tratta o la gestione del rimborso chilometrico. Attualmente implementato per il personale dipendente, il modulo sarà presto esteso anche ai valutatori freelance, così da offrire alla direzione tecnica e all’amministrazione una rendicontazione puntuale di tutte le visite ispettive effettuate.

Gestione tempi attività lavorative

Consente di imputare le ore lavorate da ciascun dipendente in funzione della tipologia di attività lavorativa effettuata (progetti, commesse, ordini di lavoro, centri di costo, cantieri, ecc.). Tutti i moduli raggruppano le informazioni necessarie allo studio elaborazione paghe in un unico file, già pronto per essere importato nel software del consulente.

Perché Zucchetti?

RISPONDE il Dott. Alessandro Bressan – Resp. Sistemi Informativi ICIM ha trovato in Guttadauro un partner affidabile in grado di offrire soluzioni adeguate e innovative per semplificare e automatizzare i processi. Nell'ambito HR stiamo procedendo con lo sviluppo di sistemi integrati con la parte amministrativa e commerciale per la corretta gestione e ripartizione dei costi di trasferte e note spese sulle commesse ICIM. Inoltre, per avere evidenza dei costi del personale interno, è stato introdotto un sistema di Timesheet utile alla rilevazione e alla consuntivazione delle ore lavorate, così da poter studiare, in base ai dati raccolti, strategie mirate di riduzione dei costi e ottimizzazione delle risorse.

 

30 giugno 2014
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