Il cliente
Il Consiglio Nazionale delle Ricerche (CNR) è Ente pubblico nazionale di ricerca con competenza scientifica generale, vigilato dal Ministro dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca (MIUR). È dotato di personalità giuridica di diritto pubblico e di autonomia scientifica, finanziaria, organizzativa, patrimoniale e contabile. Il CNR, in un quadro di cooperazione e integrazione europea, ha il compito di svolgere, promuovere, trasferire, valutare e valorizzare ricerche nei principali settori della conoscenza e di applicarne i risultati per lo sviluppo scientifico, culturale, tecnologico, economico e sociale del Paese. La rete scientifica del CNR è composta da 109 Istituti, articolati in 7 Dipartimenti, con circa 8.000 dipendenti. Le dimensioni, l’articolazione e la diffusione su tutto il territorio nazionale fanno del CNR il più grande Ente di ricerca italiano, caratterizzato da un elevato grado di multidisciplinarietà che lo distingue da tutti gli altri Enti, e uno dei maggiori a livello internazionale.
La sfida:
Il CNR aveva l’esigenza di dotarsi di una piattaforma documentale che si dimostrasse capace di rispondere alle esigenze di personalizzazione di una struttura fortemente decentrata, composta da molteplici istituti distribuiti sul territorio e che consentisse nel contempo di creare un ambiente di lavoro integrato, affidabile e veloce, in un contesto in cui l’elevato volume di informazioni scientifiche di varia natura richiedeva anche una forte attenzione sulla sicurezza e riservatezza dei dati. I requisiti della piattaforma prevedevano, tra l’altro, l’implementazione di un sistema centralizzato di protocollazione e gestione dei documenti, che rispondesse ai requisiti delle disposizioni del DigitPa, che fosse basato su tecnologie in grado di renderlo interoperabile con i sistemi informativi preesistenti, che disponesse di interfaccia web, per consentire l’accesso alle 110 sedi territoriali, (ovvero gli istituti più amministrazione centrale di Roma) a loro volta suddivise in ulteriori sedi operative locali, che fosse scalabile e robusto per garantire la gestione di un numero elevato di documenti e di utenti. L’ integrazione con la piattaforma contabile e la facilità d’uso rappresentavano un altro requisito irrinunciabile.
La soluzione:
Il Processo di ammodernamento tecnologico che a partire dal 2005, ha riguardato progressivamente tutte le 110 sedi del CNR, ha visto come prima implementazione il Protocollo Informatico. La complessità del progetto ha richiesto contributi specialistici di elevato livello sia per le integrazioni con le piattaforme tecnologiche scelte insieme al CNR per rispondere alle esigenze di affidabilità e scalabilità dell’implementazione (DBMS Oracle® e sistema di archiviazione documentale Filenet®), oltre che per l’interoperabilità con i sistemi gestionali del CNR. Alla sua realizzazione hanno collaborato tra l’altro il Laboratorio di Documentazione dell’Università della Calabria. Il risultato è stato un Protocollo Informatico che ha raggiunto il massimo livello di conformità “AAAB” previsto da Digit PA.
Senza nessuno “stress” da parte degli operatori del CNR coinvolti, i quali anzi hanno potuto sin da subito beneficiare delle innovazioni apportate, si è realizzata la migrazione su WebRainbow® dei dati presenti sul precedente sistema di protocollazione, e, grazie all’interfaccia user friendly di WebRainbow®, il training si è risolto in pochissime giornate, consentendo quindi l’immediato avvio “in produzione”. Gli ulteriori sviluppi del sistema hanno permesso l’attivazione del modulo dedicato alla protocollazione della Posta Elettronica (PE) e di quello dedicato alla Posta Elettronica Certificata (PEC) e conseguentemente l’attivazione dell’interoperabilità all’interno del CNR e verso le altre strutture dell’amministrazione pubblica.
I benefici:
Le caratteristiche di flessibilità, rapidità d’implementazione ed interoperabilità della piattaforma WebRainbow® sono risultate chiavi di successo per recepire le successive esigenze di CNR ed introdurre ulteriori funzionalità della piattaforma, Il risultato è statala realizzazione di un complesso e completo sistema per la gestione dell’intero ciclo di vita del documento, compreso il riversamento negli archivi di deposito e lo scarto, sempre in conformità con tutti gli standard normativi vigenti. Il progetto, che nel corso degli anni ha visto la progressiva estensione del protocollo informatico ad un numero crescente di sedi e di addetti, consente oggi di protocollare circa 250 mila documenti l’anno. Su WebRainbow® sono archiviati e disponibili inoltre i dati presenti sul precedente sistema di protocollazione del CNR.