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La gestione dei documenti di Commessa per Navalmare

Il cliente

Navalmare realizza piattaforme offshore e imbarcazioni da diporto, a partire dalla fase progettuale fino alla consegna a mare dei manufatti. L’azienda ha sede a La Spezia e cantieri diffusi su tutto il territorio nazionale ed opera attraverso un network distribuito di Fornitori, competenti dei diversi aspetti in cui è suddivisa l’attività. La visione strategica di Navalmare si pone come obiettivo lo sviluppo del business basato sul costante miglioramento della qualità e del servizio offerto ad ogni singolo Cliente.

 La sfida

 Navalmare opera su commessa, attraverso un classico ciclo di lavoro costituito dalle macrofasi di Engineering, Procurement & Construction. In generale, ognuna delle macrofasi, in cui la Commessa è suddivisa, è monitorata attraverso un proprio insieme di documenti, concordati con il Committente già in fase di contratto, e prodotti da parte di Navalmare, dei Committenti, dei Fornitori ed infine degli Enti certificatori. Su tale documentazione si basa la tracciabilità di tutti i rapporti, interni ed esterni che Navalmare intrattiene nelle diverse fasi di conduzione della Commessa, oltreché la negoziazione con il Committente dello Stato di Avanzamento della Commessa stessa. Lo stato di avanzamento della Commessa, su cui è basato il flusso dei pagamenti, è monitorato in base allo stato di avanzamento della documentazione. Al fine di perseguire il miglioramento della qualità e del servizio offerto, il management ha sentito la necessità di razionalizzare la gestione dei flussi documentali attraverso un nuovo modello organizzativo basato su un sistema unico e centralizzato di gestione della documentazione, indipendente dalla fonte e dal formato, che garantisse il raggiungimento dei seguenti obiettivi:

  •  garanzia della raccolta esaustiva della documentazione di Commessa
  • corretta circolazione dei documenti da e verso l’esterno
  •  corretta gestione del flusso interno di elaborazione dei documenti
  • produzione automatica della documentazione di Stato Avanzamento Lavori e chiusura di Commessa
  • certificazione dell’identità del mittente e della data d’invio e ricezione dei documenti

La soluzione

CBT ha superato l’impegnativa software selection proponendo la gestione ed il controllo dei documenti relativi all’intero ciclo produttivo attraverso il proprio sistema web based di document, workflow e business rule management denominato WebRainbow®. Le principali funzionalità:

  • gestione della Lista dei documenti di Commessa, a garanzia della raccolta esaustiva della documentazione di Commessa. Tale lista costituisce parte integrante del contratto tra Committente e Navalmare e fissa ad inizio Commessa l’elenco completo dei documenti da produrre e le date concordate per la loro disponibilità.
  •  gestione della Lista di distribuzione, a garanzia della corretta circolazione dei documenti da e verso l’esterno Tale lista fissa, ad inizio Commessa, per ogni tipo di documento i destinatari dell’invio, i loro compiti (approvazione, apposizione di commenti, ...) ed i tempi entro cui devono essere svolti.
  • gestione del ciclo di vita dei documenti, a garanzia della corretta gestione del flusso interno di elaborazione dei documenti Tale lista fissa, ad inizio Commessa, per ogni tipo di documento i destinatari dell’invio, i loro compiti (approvazione, apposizione di commenti, ...) ed i tempi entro cui devono essere svolti.
  •  gestione dello Stato Avanzamento Lavori, basato sullo stato di avanzamento della documentazione. In base alla Lista dei documenti di Commessa e alla gestione del ciclo di vita dei documenti, è sempre possibile produrre in ogni momento una fotografia dello Stato Avanzamento Lavori.
  •  certificazione dell’identità del mittente e della data d’invio e ricezione dei documenti
  • gestione di Firma Digitale e Posta Elettronica Certificata, per la certificazione dell’identità del mittente e della data d’invio e ricezione dei documenti.

Firma Digitale e PEC garantiscono rispettivamente valore legale alla documentazione prodotta e certificazione dell’avvenuto scambio di documentazione e gestione della sicurezza in termini di visibilità e trattamento dei dati, a garanzia della riservatezza dei documenti. La documentazione è costituita da una combinazione di documenti in formato elettronico e cartaceo, provenienti da fax, e-mail, posta ordinaria, sistemi gestionali, strumenti di produttività individuale e documentazione ‘di cantiere’ su cui sono manualmente riportati gli esiti delle rilevazioni effettuate. Come è facile intuire si tratta di documentazione di altissimo valore economico, la cui divulgazione non autorizzata provocherebbe ingenti perdite in termini di know-how e commerciali.

I benefici

La duttilità della piattaforma WebRainbow®, ha permesso la realizzazione di un sistema semplice nell’utilizzo, estremamente funzionale ed interrogabile dall’esterno con la massima garanzia di sicurezza. La disponibilità di questo sistema ha prodotto immediati benefici in termini di efficienza e di immagine, ed ha permesso a Navalmare l’acquisizione di nuovi Committenti proprio in virtù della qualità del sistema utilizzato, la cui descrizione costituisce ora parte integrante della presentazione della società che Navalmare inserisce in tutti i suoi nuovi contratti.

Il ruolo del Business Partner

Il progetto è stato portato a termine con il fondamentale contributo di Thema Informatica, storico BP del CBT Network. La conoscenza diretta del Cliente, la vicinanza territoriale e le competenze acquisite sul sistema WebRainbow® hanno permesso di completare una esperienza di successo.

17 giugno 2013
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